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興味ある話ですね。
日本で書類一式が揃うのなら、ベトナムに訳す必要もありますから、
委任状は必須ですね。
Georgeさんの言われる通り、２は１ですね。
相手と相談して、代行出来る方を探すべきでしょう。
これで簡素化できます。