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在日日本大使館で手続きするのはベトナム人ご本人が原則ではないでしょうか。そもそも日本に滞在するベトナム人に対して業務を行っているんでしょうし。相手がベトナムにいるのであればベトナムで先に手続きするのが一番よいかと思います。