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>>対応してくれた職員は委任状はダメで二人で申請しなければならない
>>と言われました。

申請時点で2人揃って!?

自分のときは書類提出から、受理票をもらうまでは、嫁さんが単独で(私
の委任状をもって)、結婚登記の登記官の目前で2人でサインするとき
だけ、2人揃っていきました(そのパターンが多いと思ってました。やは
りいろいろ違いがありますね。。。。)

ベトナムではパスポートコピーの公証はあります。要は本人確認が目的
です。普通のコピー機で取ったコピーに公証印を押してくれます。日本
には顔写真入りのIDって、ほかになりですから、パスポートのコピーに
しているものです。細かくいうと運転免許書を国際版にしたらどうなるの
というのはあるでしょうけど、まあパスポートのコピーを公証しておいで
というのに従えば早いです。